Dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums par iepirkumu kārtību: paraugs un skaidrojums
Daudzos dzīvojamās mājas pārvaldīšanas līgumos ir punkts: darbiem virs 1000 eiro pārvaldnieks nodrošina divus līdz trīs cenu piedāvājumus. Mājā X tas ir līguma 2.2.6. punkts.
Jautājums, ko uzdod reti: kur šie piedāvājumi ir? Vai kāds no īpašniekiem tos ir redzējis? Kā zināt, ka izvēlēts labākais, nevis pazīstamākais?
Līgums pasaka, ka piedāvājumi jāsavāc. Tas nepasaka, kā tie jādokumentē, jāglabā un jāparāda īpašniekiem. Šo spraugu var aizvērt ar kopības lēmumu par iepirkumu kārtību — un šajā rakstā ir gatavs paraugs.
Divi klupšanas akmeņi
Īpašnieks redz tikai gala rēķinu
Noraidītie piedāvājumi nekur neparādās. Nav ar ko salīdzināt. Ja pārvaldnieks izvēlējās dārgāku izpildītāju, iemesls var būt pilnīgi pamatots — labāka garantija, ātrāks termiņš, pieredze ar šo māju — bet, ja tas nekur nav pierakstīts, paliek tikai aizdomas.
Vēsture pazūd līdz ar pārvaldnieku
Kad māja maina pārvaldnieku, iepirkumu vēsture bieži aiziet līdzi. Likums prasa nodot lietvedību ar nodošanas–pieņemšanas aktu mēneša laikā, ja līgumā nav noteikts citādi (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 12. pants), un Mājas X līgums to paredz arī 8.5. punktā. Taču praksē tā ir Excel tabula un e-pastu sarakste. Jaunais pārvaldnieks sāk no nulles.
Risinājums: kopības lēmums, kas nosaka kārtību
Īpašnieku kopība ir tiesīga izlemt ikvienu jautājumu par kopīpašumā esošo daļu (Dzīvokļa īpašuma likuma 16. panta pirmā daļa), un tā var pieņemt lēmumu, kas nosaka, kā pārvaldniekam jāpilda līgumā jau esošais pienākums. Tas nemaina paša pienākuma saturu, tikai izpildes un dokumentēšanas kārtību; vai tas ietekmē pārvaldīšanas maksu, nosaka pārvaldīšanas līgums. Lēmums ir saistošs visiem īpašniekiem (16. panta trešā daļa); pārvaldnieks pārvaldīšanas uzdevumu pilda īpašnieku uzdevumā, tāpēc tas viņam jāievēro savu pienākumu ietvaros. Ja jūsu līgumā šāda pienākuma nav, kārtības ieviešanai var būt vajadzīgs līguma grozījums — konsultējieties ar juristu.
Likums jau prasa, lai, lemjot par iemaksām uzkrājumu fondā, kopība izvērtētu dokumentus, kas pamato darbus un to izmaksas (13. panta 2.¹ daļa). Lēmums par iepirkumu kārtību nodrošina, ka šādi dokumenti tiešām ir.
Mājas X pilnvarotās personas sagatavoja tieši šādu lēmumu. To var pielāgot jebkura māja, salīdzinot ar savu pārvaldīšanas līgumu. Kā kopības lēmumu pieņem — kopsapulcē vai aptaujā — lasiet rakstā Dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums.
Lēmuma paraugs
Lejupielādēt: Kopības lēmuma projekts par cenu piedāvājumu saņemšanas kārtību (PDF)
Lejupielādēt: Vēstule pārvaldniekam (PDF)
Abi dokumenti ir platformas-neitrāli — tie neparedz konkrētas platformas izmantošanu.
Ko paraugs nosaka
- Publicēšana ar laika zīmogu. Darba uzdevums tiek publicēts platformā, kas fiksē katra piedāvājuma iesniegšanas laiku.
- Termiņš vismaz 7 dienas. Piedāvājumu iesniegšanai dod ne mazāk kā nedēļu. (Šis ir piedāvājumu iesniegšanas termiņš. Tas nav balsošanas termiņš aptaujā — aptaujā īpašniekiem balsot dod 14–180 dienas, Dzīvokļa īpašuma likuma 20. panta otrā daļa.)
- Vismaz 3 piedāvājumi. Ja tik daudz nesanāk — rakstisks paskaidrojums: cik darbuzņēmēju uzrunāts un kāpēc atteicās.
- Nodošana pirms līguma. Visi piedāvājumi un izvēles pamatojums nonāk pie pilnvarotajām personām, pirms slēdz līgumu ar darbuzņēmēju. Ja izvēlēts nav lētākais — norāda, kāpēc.
- Glabāšana mājas lietā. Cenu aptaujas protokols, piedāvājumi un pamatojums glabājas mājas lietā PDF vai mašīnlasāmā formātā — neatkarīgi no platformas. Dokumentus mājas lietā var ietvert pēc īpašnieku lēmuma (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 8. panta trešās daļas 9. punkts).
Papildus paraugs paredz, ka pilnvarotās personas neveic darbu saskaņošanu, kamēr šī kārtība nav izpildīta (izņemot avārijas un neatliekamus darbus), un ka kārtība stājas spēkā 30 dienas pēc paziņošanas pārvaldniekam; likums pieļauj citu spēkā stāšanās laiku, ja kopība tā lemj (18. panta 5.¹ daļa). Pārbaudiet, vai tas nav pretrunā ar līguma noteikumiem par darbu saskaņošanas termiņiem.
Kā to izmanto praksē
- Sagatavo lēmuma projektu (paraugs augstāk), pielāgo mājas datus.
- Pieņem lēmumu kopsapulcē vai aptaujā. Lēmumu pievieno mājas lietai BIS 14 dienu laikā (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 8. panta piektā un sestā daļa, 8.¹ pants).
- Paziņo lēmumu pārvaldniekam rakstiski, pievienojot norakstu (paraugs — pavadvēstule). Likums prasa lēmumu nosūtīt pārvaldniekam ne vēlāk kā mēneša laikā no pieņemšanas (Dzīvokļa īpašuma likuma 18. panta sestā daļa).
- Pārvaldniekam noteiktā termiņā (Mājas X līgumā — 15 darba dienas) rakstiski jāapstiprina izpilde vai jānorāda konkrēti iebildumi ar atsauci uz līguma punktiem.
Kā dowork šo kārtību izpilda
| Lēmuma prasība | dowork |
|---|---|
| Publicēšana ar laika zīmogu | Iepirkumu izveido pasūtītājs vai pārvaldnieks, un izpildītāji tiek uzaicināti. Katram iesniegtajam piedāvājumam tiek fiksēts iesniegšanas datums un laiks. |
| Visi piedāvājumi vienuviet | Iesniegtie piedāvājumi tiek apkopoti PDF kopsavilkumā, sakārtoti pēc cenas, ar garantijas termiņu un izpildes ilgumu. |
| Izvēles pamatojums | Ja pārvaldnieks iesaka nevis lētāko piedāvājumu, sistēma pieprasa rakstisku pamatojumu. |
| Apstiprināšana | Izvēli apstiprina mājas pārstāvis. Ja mājai ir vairāki pārstāvji un cena sasniedz mājai noteikto slieksni (pēc noklusējuma 500 EUR), apstiprina katrs pārstāvis atsevišķi. |
| Dokumentācija | PDF kopsavilkums ar iesniegtajiem piedāvājumiem, ieteikuma pamatojumu un apstiprinājumiem (kurš un kad). PDF tiek ģenerēts pēc pieprasījuma; tāmju un sertifikātu faili tam nav pievienoti. |
| Paziņojumi | Sistēma sūta paziņojumus par konkursa beigām un izpildītāja ieteikumu (ieteikumu arī e-pastā), kā arī par izvēles rezultātu. |
| Pēc izvēles | Pieņemšanas–nodošanas akts, darba pieņemšanas apstiprinājums un apmaksas dokuments tiek reģistrēti pie tā paša iepirkuma ieraksta. Apmaksa notiek ārpus platformas; sistēmā tiek reģistrēts tikai apmaksas dokuments. |
Papildus: mājas uzturēšanas darbu plāns, no kura rindām var izveidot iepirkumu.
Ko dowork vēl nedara
Godīgi: dowork neuzspiež kopības lēmuma noteikumus. Minimālo piedāvājumu skaitu (noklusējums — 2) un iesniegšanas termiņu iestata katram iepirkumam; 3 piedāvājumi un 7 dienas ir parauga noteikumi, nevis platformas prasība. PDF kopsavilkums netiek saglabāts — tas tiek ģenerēts katru reizi no datu bāzes, un tajā nav pievienoti tāmju, sertifikātu, pieņemšanas akta vai apmaksas dokumenta faili. Eksports pašlaik ir tikai PDF, ne mašīnlasāms. Automātiska visas mājas vēstures nodošana jaunam pārvaldniekam vēl top.
Pārvaldniekiem
Šī nav kontrole pār jums. Tas ir veids, kā izpildīt pienākumu, kas jums līgumā jau ir (ja jūsu līgumā tāds punkts ir), un pēc tam to pierādīt. Kad īpašnieks jautā „kāpēc šis izpildītājs?”, atbilde ir viens PDF ar piedāvājumiem un pamatojumu, ne stundu rakšanās pa e-pastiem. Iepirkuma gaita ir dokumentēta sistēmā, tāpēc jūsu darbs ir aizstāvams.
Mājas vecākajiem un aktīviem īpašniekiem
Pārvaldnieka ieteikums un tā pamatojums ir ierakstīti iepirkumā, un darbs var turpināties tikai pēc mājas pārstāvja apstiprinājuma. Un jūs varat sākt ar gataviem dokumentiem. Par pilnvarotās personas lomu — rakstā Mājas vecākā pienākumi un tiesības.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai pārvaldniekam obligāti jāņem 3 tāmes?
Dzīvokļa īpašuma likums un Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums šādu pienākumu neparedz; to nosaka pārvaldīšanas līgums (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 14. panta pirmā daļa). Daudzi līgumi paredz 2–3 cenu piedāvājumus darbiem virs noteiktas summas (piemēram, 1000 EUR bez PVN), izņemot avārijas. Kārtību, kādā tos iegūst un dokumentē, var noteikt ar kopības lēmumu.
Vai kopības lēmums par iepirkumu kārtību ir jauns pienākums pārvaldniekam?
Nē, ja jūsu līgumā šāds pienākums jau ir: lēmums tad nosaka tikai izpildes kārtību. Vai tas ietekmē pārvaldīšanas maksu, nosaka pārvaldīšanas līgums. Ja līgumā tāda pienākuma nav, kārtības ieviešanai var būt vajadzīgs līguma grozījums.
Vai īpašnieki drīkst redzēt noraidītos piedāvājumus?
Jā, ja tie ir ievietoti mājas lietā: īpašnieks var iepazīties ar mājas lietu bez ierobežojumiem (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 28. panta trešā daļa). Kopības lēmums var noteikt, ka piedāvājumi un pamatojums mājas lietā jāievieto obligāti (8. panta trešās daļas 9. punkts). Paraugs paredz, ka visi saņemtie piedāvājumi un izvēles pamatojums tiek nodoti pilnvarotajām personām pirms līguma slēgšanas.
Vai kārtība attiecas uz avārijas darbiem?
Paraugs avārijas un neatliekamos darbus neskar. Likums šādos gadījumos pārvaldniekam prasa rakstveidā brīdināt īpašniekus par steidzami veicamajiem pasākumiem un to izmaksām (Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma 14. panta trešā daļa).
Šis raksts nav juridiska konsultācija. Pirms lēmuma pieņemšanas pārbaudiet spēkā esošo normatīvo regulējumu un konkrēto pārvaldīšanas līgumu vai konsultējieties ar juristu.
